給与明細の電子化は本当に便利か

税制の改正により、平成19年1月1日給与明細、賞与明細、源泉徴収票を電子化することが認められるようになりました。従来は、給与明細、賞与明細、源泉徴収票を用紙に記入したり、プリントしたりして従業員に直接渡していました。電子化をすることで、従業員に給与明細等を電子メールの送付したり、社内のネットワークを使用して、ブラウザを利用して専用のサイトで閲覧ができるようになったりしました。また、ディスクやUSB等の記録媒体にデータを記載して配布したり等も可能になりました。
雇用している側の企業にとっては、紙の明細を発行するよりも便利です。給与明細をプリントすると、用紙代、インク代や電気代等のコストがかかり、その上、従業員宅に郵送する場合は、封筒代や送料だけでなく、送付する手間がかかります。複写用紙を使って手書き記入する事業所は、用紙代くらいしかかからないと思われますが、記入するのに時間や労力がかかります。コストや労力の削減に力を発揮すると言えます。また、余計な紙を使わないということで、環境にも配慮することになります。
従業員側にも便利なところがあります。メールを見ることで、出先でもすぐに給与明細等を確認できるようになりました。また、紙の明細だと、紛失の心配や保管場所の確保で煩わしさがありますが、その心配もなくなります。サイトの閲覧をすることで、月々の給与明細等の確認もできるので、過去の明細の比較もできますし、手当や控除等で手続きに誤りがあった場合にも速やかに申し出ることができます。
電子化の開始前には従業員に承諾を得る必要がありますが、承諾書の手続きも電子メールやブラウザの利用で提出することができるようになっている所もあり、非常に便利です。

給与明細電子化の賛否

給与明細というのは、見れば一ヶ月の仕事の疲れが吹き飛ぶような力がある物で、その後の活力にもなるものですが、近年注目を浴びているのが、給与明細の電子化です。昔は、紙タイプとして印刷をされて、手渡されると言った形が当たり前でしたが、今や何でもデジタルで行われる時代であり、給与明細も電子化を取り入れている会社があります。
給与明細の電子化のメリットは、何と言ってもペーパーレス、つまり紙を使用しなくても良いというところにあります。無駄に紙を使わないことで資源や紙代の節約になります。
また、毎月のようにもらう物ですから、継続してもらって行くと、かなりの量になって、保管する時に結構スペースをとるようになるものです。電子書籍などもそうですが、電子タイプであれば、スペースを有効活用することができて便利です。
その他、現物として給与明細を渡されることで、管理するという義務が発生し、少なからず緊張感を覚えることになります。もし取り扱いを誤って、紛失してしまい、他の人の手に渡ってしまったら色々と問題です。電子であれば、現物として持ち出さなくて良いため、なくしてしまったり、どこかに置き忘れてしまったりする危険がありません。
ちなみに、給与明細を印刷するとなると、大人数の会社であれば、当然その分の印刷が必要となり、渡す時にも間違えないように気を付けたりして、とにかく手間がかかります。こういったことを省けるのも電子の良いところです。
賛否両論色々とありますが、メリットとデメリットのバランスを考えて上手く選択することが大切です。

給与明細が電子化されたら困るケース

社会に出て労働をしている身として、一番楽しみなのはやはり給料日でしょう。
一昔前は手渡しをされており、現代の銀行振り込みと比較すれば
その重みをより一層感じていたのではないでしょうか。
現代では給与明細を渡される場合が殆どでしょうが、
時代は少しずつ電子化、つまりweb上で確認するものへと移行しつつあります。
ペーパーレス化と、手渡しの手間が省けるというメリットは確かにありますが、
中には給与明細の電子化で困るケースもあります。
例えば、ペーパーレスと言いながらもどうしても自宅で保管しておきたい人は
自分で印刷しなければなりません。
会社からでなければ確認できない、印刷できない場合には、
当然会社で印刷することになるわけですが、
その時に他人に盗み見られる可能性もあるのです。
自分の給料を他人に見られるというのは正直気分の良い物ではありません。
また、給与明細を見て家計を考えている主婦からすれば、
夫の給料がはっきりとわからないというのは問題です。
企業によっては社員食堂を利用する場合もありますし、その食事代が記載されているわけですから、
その料金を知る手がかりが一つ、失われる可能性だってあるのです。
確かに毎月通帳記帳すればわかるのですが、そのような暇が必ずあるわけではありません。
家事や育児、自身のパートなどの多忙な中で、
給料が幾らだったかの確認の為だけに銀行に足を運ぶことなどできないからです。
電子化は確かに便利かもしれませんが、それはあくまで会社側だけの話です。
給料を貰う側から見れば困るような内容もあるということを考えて欲しいものです。